Chính sách thanh toán

Tại Công Ty TNHH TM Dịch Vụ In Ấn Trần Gia, chúng tôi cam kết mang đến cho quý khách trải nghiệm thanh toán an toàn, tiện lợi và minh bạch.

Chính sách thanh toán của chúng tôi được thiết kế để đảm bảo sự thuận tiện và an tâm cho quý khách trong suốt quá trình đặt hàng và thanh toán.

Điều 1. Đặt cọc:

1.1. Mục đích:

Đảm bảo tiến độ sản xuất và chi trả các chi phí nguyên vật liệu ban đầu.

1.2. Tỷ lệ đặt cọc:

• Thông thường: 50% tổng giá trị đơn hàng.
• Đơn hàng lớn hoặc yêu cầu đặc biệt: Có thể yêu cầu tỷ lệ đặt cọc cao hơn, tối đa 70%.

1.3. Thời điểm đặt cọc:

• Sau khi ký hợp đồng hoặc xác nhận đơn hàng: Đặt cọc ngay sau khi hai bên thống nhất về các điều khoản và chi tiết in ấn.
• Trước khi sản xuất: Đặt cọc trước khi công ty tiến hành sản xuất sản phẩm in.

Điều 2. Thanh toán:

2.1. Hình thức thanh toán:

• Tiền mặt: Thanh toán trực tiếp tại văn phòng công ty hoặc khi nhận hàng (nếu có hỗ trợ giao hàng thu tiền).
• Chuyển khoản: Chuyển khoản đến tài khoản công ty theo thông tin được cung cấp.

2.2. Thông tin chuyển khoản: 

• CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ IN ẤN TRẦN GIA
• Số tài khoản: 218011149
• Ngân hàng ACB - CN Tân Phong

2.3. Xác nhận thanh toán:

• Nhân viên kinh doanh phụ trách sẽ liên hệ lại với khách hàng qua zalo hoặc email để xác nhận thanh toán, cũng như xác nhận đơn hàng.

2.4. Thời điểm thanh toán:

• Số tiền còn lại: Thanh toán số tiền còn lại sau khi trừ đặt cọc trước khi nhận hàng hoặc theo thỏa thuận trong hợp đồng.
• Thanh toán trước khi giao hàng: Áp dụng cho các đơn hàng có giá trị lớn hoặc khách hàng mới hoặc khách hàng ở các tỉnh.

2.5. Chứng từ thanh toán:

• Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT): Cung cấp hóa đơn VAT cho khách hàng sau khi hoàn tất thanh toán.
• Phiếu thu, biên lai: Cung cấp các chứng từ cần thiết khác theo yêu cầu của khách hàng.

Ví dụ minh họa:

• Đối với đơn hàng trị giá 10.000.000 VNĐ, khách hàng cần đặt cọc trước 5.000.000 VNĐ.
• Số tiền còn lại 5.000.000 VNĐ sẽ được thanh toán trước khi nhận hàng hoặc theo thỏa thuận khác.
• Khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt tại văn phòng công ty hoặc chuyển khoản đến tài khoản công ty.
• Sau khi nhận được thanh toán, công ty sẽ cung cấp hóa đơn VAT và các chứng từ liên quan.

Điều 3. Quy định về trễ hạn thanh toán

3.1. Định nghĩa trễ hạn thanh toán:

• Khách hàng được xem là trễ hạn thanh toán khi không thanh toán đầy đủ số tiền còn lại của đơn hàng trong thời hạn quy định trong hợp đồng hoặc thỏa thuận giữa hai bên.

3.2. Hậu quả của việc trễ hạn thanh toán:

Phí phạt:

• Khách hàng sẽ phải chịu phí phạt tính trên số tiền chậm thanh toán.
• Mức phí phạt là 0.05% một ngày trên số tiền chậm thanh toán, hoặc theo quy định của pháp luật nếu không có thỏa thuận trước. ( Lưu ý: mức phí phạt tối đa không vượt quá 20%/năm theo quy định của Bộ luật Dân sự)

Tạm ngừng sản xuất và giao hàng:

• Trong trường hợp khách hàng trễ hạn thanh toán, công ty có quyền tạm ngừng sản xuất và giao hàng cho đến khi nhận được đầy đủ số tiền còn lại và phí phạt.
• Nếu sản phẩm in ấn đã hoàn thành nhưng khách hàng chậm thanh toán, công ty có quyền lưu kho sản phẩm và tính phí lưu kho theo quy định.
• Việc tạm ngừng này sẽ không ảnh hưởng đến các điều khoản khác trong hợp đồng.

Ảnh hưởng đến uy tín:

• Việc trễ hạn thanh toán có thể ảnh hưởng đến uy tín của khách hàng đối với công ty.
• Công ty có thể xem xét hạn chế hoặc từ chối cung cấp dịch vụ cho khách hàng trong tương lai nếu tình trạng trễ hạn thanh toán tái diễn.

3.3. Quy trình xử lý trễ hạn thanh toán:

Nhắc nhở:

• Khi khách hàng trễ hạn thanh toán, công ty sẽ gửi thông báo nhắc nhở qua email, điện thoại hoặc các hình thức liên lạc khác.
• Thông báo nhắc nhở sẽ bao gồm thông tin về số tiền chậm thanh toán, thời gian trễ hạn và phí phạt (nếu có).

Thương lượng:

• Nếu khách hàng gặp khó khăn trong việc thanh toán, công ty sẵn sàng thương lượng để tìm ra giải pháp phù hợp, chẳng hạn như gia hạn thời gian thanh toán.
• Các biện pháp mạnh hơn:
  • Nếu khách hàng không hợp tác hoặc không có thiện chí thanh toán, công ty có thể áp dụng các biện pháp mạnh hơn như:
  • Chuyển giao thông tin cho các công ty thu hồi nợ.
  • Khởi kiện ra tòa án để yêu cầu khách hàng thanh toán đầy đủ số tiền nợ và phí phạt.

3.4. Các trường hợp miễn trừ trách nhiệm:

• Công ty sẽ không chịu trách nhiệm về bất kỳ thiệt hại nào phát sinh do việc khách hàng trễ hạn thanh toán, bao gồm nhưng không giới hạn ở:

  • Chi phí lưu kho sản phẩm in ấn.
  • Lợi nhuận bị mất do chậm trễ giao hàng.
  • Uy tín của khách hàng bị ảnh hưởng.

Lưu ý:

• Quy định về trễ hạn thanh toán này là một phần không thể tách rời của hợp đồng hoặc thỏa thuận giữa công ty và khách hàng.
• Khách hàng cần đọc kỹ và hiểu rõ quy định này trước khi ký kết hợp đồng hoặc thỏa thuận.
• Công ty có quyền thay đổi hoặc điều chỉnh quy định này bất cứ lúc nào mà không cần thông báo trước.

Điều 4. Chính sách hủy đơn hàng

4.1. Điều kiện hủy đơn hàng:

• Trước khi sản xuất: Khách hàng có thể hủy đơn hàng bất cứ lúc nào trước khi công ty bắt đầu quá trình thiết kế và sản xuất.
• Trong quá trình sản xuất:
  • Nếu công ty chưa đặt mua nguyên vật liệu hoặc chưa bắt đầu in ấn, khách hàng có thể hủy đơn hàng nhưng sẽ mất một phần đặt cọc để bù đắp chi phí thiết kế, chuẩn bị file in, v.v. (thường là 30-50% đặt cọc).
  • Nếu công ty đã đặt mua nguyên vật liệu hoặc đã bắt đầu in ấn, khách hàng không thể hủy đơn hàng và sẽ không được hoàn trả đặt cọc.

4.2. Quy trình hủy đơn hàng:

• Khách hàng cần gửi yêu cầu hủy đơn hàng bằng văn bản (email, thư hoặc trực tiếp tại văn phòng công ty) kèm theo thông tin đơn hàng và lý do hủy.
• Công ty sẽ xác nhận yêu cầu hủy đơn hàng và thông báo cho khách hàng về tình trạng đơn hàng và số tiền đặt cọc được hoàn trả (nếu có).
• Việc hoàn trả đặt cọc (nếu có) sẽ được thực hiện trong vòng 5 - 7 ngày làm việc kể từ ngày công ty nhận được yêu cầu hủy đơn hàng.

4.3. Trường hợp ngoại lệ:

• Công ty có quyền từ chối yêu cầu hủy đơn hàng nếu khách hàng đã vi phạm các điều khoản trong hợp đồng hoặc thỏa thuận giữa hai bên.
• Trong một số trường hợp đặc biệt, công ty có thể xem xét hủy đơn hàng và hoàn trả đặt cọc cho khách hàng ngay cả khi đã bắt đầu sản xuất, tùy thuộc vào tình hình cụ thể và thiện chí của khách hàng.

4.4. Lưu ý quan trọng:

• Chính sách hủy đơn hàng này là một phần không thể tách rời của hợp đồng hoặc thỏa thuận giữa công ty và khách hàng.
• Khách hàng cần đọc kỹ và hiểu rõ chính sách này trước khi ký kết hợp đồng hoặc thỏa thuận.
• Công ty có quyền thay đổi hoặc điều chỉnh chính sách này bất cứ lúc nào mà không cần thông báo trước.

Điều 5. Tranh chấp

Trong trường hợp phát sinh tranh chấp liên quan đến thanh toán, hai bên sẽ ưu tiên giải quyết thông qua các phương án sau:

• Thương lượng trực tiếp: Hai bên sẽ chủ động trao đổi, thương lượng để tìm ra giải pháp thỏa đáng và cùng có lợi.
• Hòa giải: Nếu thương lượng không thành công, hai bên có thể nhờ đến một bên thứ ba trung gian (cá nhân hoặc tổ chức hòa giải) để hỗ trợ quá trình giải quyết tranh chấp.
• Tòa án: Trong trường hợp các phương án trên không đạt được kết quả, tranh chấp sẽ được đưa ra giải quyết tại Tòa án có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

Lưu ý:

• Công ty khuyến khích khách hàng liên hệ trực tiếp để giải quyết tranh chấp một cách nhanh chóng và hiệu quả.
• Công ty cam kết hợp tác và thiện chí trong việc giải quyết mọi tranh chấp phát sinh.
• Trong mọi trường hợp, quyền lợi của khách hàng sẽ được đảm bảo và tôn trọng.

5.1. Các trường hợp tranh chấp thường gặp và hướng giải quyết:

1. Khách hàng không thanh toán đúng hạn:

• Nhắc nhở khách hàng thanh toán và giải thích về các hậu quả có thể xảy ra nếu chậm thanh toán.
• Cung cấp các phương án hỗ trợ thanh toán (nếu có thể) như gia hạn thời gian thanh toán.
• Áp dụng các biện pháp chế tài theo quy định trong hợp đồng (nếu có) như phạt lãi suất quá hạn hoặc tạm dừng cung cấp dịch vụ.

2. Khách hàng yêu cầu hoàn trả đặt cọc:

• Xem xét kỹ lý do yêu cầu hoàn trả và đối chiếu với các điều khoản trong hợp đồng.
• Nếu yêu cầu hoàn trả hợp lệ, tiến hành hoàn trả đặt cọc cho khách hàng trong thời gian sớm nhất.
• Nếu yêu cầu hoàn trả không hợp lệ, giải thích rõ lý do cho khách hàng và đưa ra các phương án giải quyết khác (nếu có).

5.2. Tranh chấp về chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ:

• Tiếp nhận phản hồi của khách hàng và kiểm tra kỹ chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Nếu lỗi thuộc về công ty, tiến hành khắc phục hoặc đền bù thỏa đáng cho khách hàng.
• Nếu lỗi không thuộc về công ty, giải thích rõ cho khách hàng và cung cấp các bằng chứng cần thiết.

Mục tiêu:

• Xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài và bền vững với khách hàng.
• Đảm bảo quyền lợi và sự hài lòng của khách hàng.
• Duy trì uy tín và hình ảnh chuyên nghiệp của công ty.